Prince2

PRINCE2 (PRojects INControlled Environments) is een veelgebruikte methode voor gestructureerd projectmanagement. Deze methode is gericht op het management, de besturing en de organisatie van een project. PRINCE2 is ontwikkeld en wordt onderhouden door de Britse semi-overheidsorganisatie Office of Government Commerce (OGC).

Kenmerken van PRINCE2
PRINCE2 is bruikbaar voor alle projecten, groot en klein, en is bijzonder flexibel. Delen van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kunnen aangepast worden. PRINCE2 onderscheidt bij projecten vijf eigenschappen en richt zich erop problemen die zich binnen deze eigenschappen voordoen, op te lossen.

De 5 eigenschappen van PRINCE2
PRINCE2 werkt met deze indeling van eigenschappen:
1. Verandering: een project is de manier om een verandering te bewerkstelligen, terwijl de lijnactiviteiten gewoon door blijven gaan.
2. Tijdelijkheid: projecten zijn van nature tijdelijk, met een vast begin én einde.
3. Multidisciplinariteit: verschillende mensen uit verschillende afdelingen werken op een tijdelijke basis samen om de producten van het project op te leveren.
4. Uniciteit: elk project is uniek. Ook al zijn er soms vergelijkbare projecten, elk project is op zich éénmalig en uniek.
5. Onzekerheid: bovenstaande eigenschappen maken dat projecten meer onzekerheid met zich mee brengen dan de dagelijkse lijnactiviteiten.

De 7 principes van PRINCE2
De 7 principes vormen de basis van PRINCE2. Ze vormen de maatstaf waarlangs een project gelegd kan worden om te kunnen vaststellen of het volgens PRINCE2 wordt gemanaged of niet. Als maar aan elk van de principes wordt voldaan is er nog sprake van een PRINCE2 project.

1. Voortdurende rechtvaardiging van het project voor de business
Een PRINCE2 Project moet een valide reden hebben, die gedurende de gehele levensloop van het project ook valide moet blijven. Die reden moet worden vastgelegd en goedgekeurd. Dat gebeurt in een zogenaamde Business Case, die voortdurend gemonitord wordt en bijgewerkt met de nieuwste gegevens. Het doel is om ervoor te zorgen dat een project niet maar doorgaat, terwijl er geen echte baten (meer) te verwachten zijn. Die baten hoeven overigens niet alleen geldelijk te zijn.

2. Leren van ervaringen
Kenmerkend aan Project Teams die PRINCE2 gebruiken, is dat ze voortdurend leren van (eigen) ervaringen. Dit houdt in dat bij de start van een project bijvoorbeeld wordt gezocht naar leerpunten uit eerdere projecten in de organisatie. Daarnaast wordt bij de uitvoering van het project constant gekeken naar manieren om zaken beter te doen. Deze lessen of leermomenten moeten ook voor toekomstige projecten opvraagbaar of benaderbaar worden gemaakt.

3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Een project zal alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij elke verantwoordelijkheid horen dan ook bevoegdheden. In een PRINCE2 project zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden helder omschreven. De structuur komt tegemoet aan de belangen van de leverancier, de gebruiker én de organisatie.

4. Managen per fase
Alles in PRINCE2 is erop gericht de stuurgroep van voldoende sturingsinformatie -en instrumenten te voorzien. Fasering is er daar één van. Een Project wordt in overzienbare fases opgeknipt die eerst worden afgesloten, voordat de volgende fase kan beginnen. Bij de afsluiting wordt een document met de resultaten van die fase opgeleverd. Het is vergelijkbaar met de uitgangspunten (zoals deze golden aan het begin van de fase). Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing. Overigens is de lengte van een fase afhankelijk van vele factoren, zoals de ervaring van de projectmanager, hoe risicovol en complex het project is of de omstandigheden buiten het project.

5. ‘Manage by exception’
Een PRINCE2 project legt voor elke doelstelling de toleranties vast en definieert ook de grenzen van verantwoordelijkheden. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld.

6. Productgericht plannen
De focus binnen PRINCE2 ligt op het definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, met de bijbehorende kwaliteitscriteria waaraan die producten moeten voldoen. Het 'wat' staat centraal en niet het 'hoe'. Dat laatste is de verantwoordelijkheid van degene aan wie het opleveren van een specialistisch product gedelegeerd is.


7. Aanpassen aan de projectomgeving
De PRINCE2 methodiek biedt een grote set aan middelen om een project van elke omvang of complexiteit te managen. Die volledigheid brengt met zich mee dat de methodiek eigenlijk per project op maat gemaakt moet worden, om aan de behoeften van dat specifieke project in die specifieke omgeving te voldoen. Afhankelijk van het project kan dit betekenen dat bepaalde onderdelen van de methodiek anders worden ingevuld. Een internationaal project in een dynamische omgeving zou bijvoorbeeld andere eisen kunnen stellen aan rapportages dan een lokaal project in een statische omgeving. In een zeer innovatief, risicovol project zal meer de nadruk op risicobeheersing liggen dan in een ‘standaard’-project.

Bron: Wikipedia

[Tags: PRINCE2. Project, projectmanagement]